Le carnet d’entretien constitue un registre retraçant l’historique du bâtiment, ainsi que l’ensemble des opérations faites ou à venir, sur l’immeuble.

Mémoire collective de la copropriété

Ce document contient les principales caractéristiques constructives et techniques de l’immeuble et répertorie les différents contrats d’entretien, de maintenance, de garantie et d’assurance. Il prévoit le suivi des travaux à venir, aux termes du plan de gestion d’actifs.

Le carnet d’entretien est d’autant plus justifié que les syndicats assistent à de fréquents changements d’administrateurs. Sans ce document, la transmission du savoir, entre les anciens et nouveaux administrateurs, serait rarement assurée. Les nouveaux administrateurs n’ont souvent aucune connaissance de l’état du bâtiment et l’historique des interventions. Sans carnet d’entretien, ils doivent tout reprendre depuis le début et limiter leurs actions à des interventions ponctuelles. Ne s’inscrivant pas dans une démarche globale et dans la continuité des opérations antérieures, de telles interventions s’avèrent souvent inutiles ou, pire encore, aggravent l’état de l’immeuble.

Curriculum vitae de l’immeuble

Pour bien jouer son rôle, le carnet d’entretien doit contenir toutes les informations relatives au descriptif de l’immeuble, notamment :

• L’historique du site où est construit l’immeuble;
• L’année de construction et/ou de rénovation de l’immeuble (permis de construction);
• L’année de réalisation de travaux importants dans l’immeuble, l’identité des entreprises qui ont réalisé ces travaux, les plans, devis, garanties et dessins d’atelier des travaux;
• La description technique de l’immeuble (les plans d’architecture, d’ingénierie, le plan cadastral, les études techniques réalisées, les dérogations accordées, etc.);
• La date de réception des parties communes par le syndicat de la copropriété;
• La liste des parties communes de l’immeuble, leur superficie ou volume.

Informations complémentaires

Le carnet d’entretien doit aussi inclure les informations et documents complémentaires suivants :

• Les manuels d’entretien des équipements, systèmes et composantes du bâtiment, adaptés aux besoins réels de l’immeuble;
• Les garanties contractuelles des équipements et systèmes;
• La référence des contrats d’assurance en vigueur contre les vices de construction et dont la garantie est toujours effective;
• Les références des contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs, avec la date d’échéance de ces contrats;
• La stratégie et la planification de l’entretien (plan pluriannuel en maintien d’actifs), ainsi que son historique et son suivi.

Outil dynamique

Grâce au carnet d’entretien, les administrateurs peuvent mettre en place une politique patrimoniale et établir les priorités sur lesquelles fonder un programme pluriannuel de travaux.

Le carnet d’entretien offre aussi un support efficace pour les professionnels chargés d’effectuer une étude de fonds de prévoyance. Ces derniers pourront ainsi bénéficier d’un ensemble d’informations sur l’historique du bâtiment, leur permettant d’avoir une connaissance plus précise de l’état de l’immeuble, de la durée de vie prévisible des composantes et de leurs éventuelles déficiences.

Le carnet d’entretien permet aussi aux professionnels de mieux connaître les conséquences de la politique d’entretien établie par le conseil d’administration sur la durée de vie des composantes de l’immeuble. Il est essentiel à la rédaction du plan de gestion d’actifs, qui définit la politique d’entretien et de maintenance.

Certificat d'état d'immeuble (fiche pratique) Entretien des parties communes par le syndicat (fiche pratique) Plans de garantie (fiche pratique) Péridiocité d'une étude du fonds de prévoyance (question/réponse)