Le budget prévisionnel est le plan financier d’une copropriété pour l’année budgétaire à venir. Il doit prévoir les sommes requises pour faire face aux dépenses courantes de l’année à venir et celles à être versées au fonds de prévoyance, constitué en vertu de l’article 1071 du Code civil du Québec (ci-après « C.c.Q. »).

Le budget contient ainsi l’ensemble des frais courants de la copropriété, soit les charges résultant de la copropriété et de l’exploitation de l’immeuble. Il s’agit donc essentiellement des charges d’entretien du bâtiment (réparations diverses, rénovation, etc.) et des équipements collectifs, ainsi que des charges de fonctionnement (coût de l’énergie, des assurances, etc.) et d’administration de l’immeuble (gestionnaire, personnel, assemblée générale, etc.).

Soulignons que les charges résultant de l’utilisation des parties communes à usage restreint sont également prises en compte dans le budget prévisionnel, même si  elles ne sont assumées que par les copropriétaires qui ont l’usage de ces parties communes.

Le conseil d’administration prépare le budget. Dans le cadre de cette fonction, les administrateurs doivent tenir compte de tous les travaux prévus ou prévisibles pour l’année à venir et de tous les services qui seront fournis aux copropriétaires.

Enfin, le budget prévisionnel doit être soumis à l’assemblée générale pour consultation. Celle-ci s’avère un moment important pour les copropriétaires. Le conseil d’administration doit en cette matière agir avec diligence et transparence. À cet égard, l’article 1087 C.c.Q. prescrit que les documents suivants doivent obligatoirement accompagner l’avis de convocation à l’assemblée annuelle :

• le bilan;
• l’état des résultats de l’exercice écoulé;
• l’état des dettes et des créances;
• le budget prévisionnel (celui que le conseil d’administration entend présenter);
• tout projet de modification de la déclaration de copropriété;
• le résumé des termes et conditions de tout contrat ou de tous travaux que le conseil d’administration projette de conclure ou de faire réaliser.

Cette consultation a pour but de permettre aux copropriétaires de se prononcer sur l’orientation que les administrateurs donnent ou entendent donner à la gestion de la copropriété. En effet, les discussions autour du budget prévisionnel auront une influence sur des administrateurs prudents et diligents, qui devront prendre en compte les suggestions de leurs électeurs avant de fixer définitivement le budget. En cas d’insatisfaction profonde, les copropriétaires consultés pourront choisir d’exercer leur droit de vote en vue de ne pas réélire le conseil d’administration.

Une fois cet exercice de consultation terminé, il appartient au conseil d’administration de finaliser le budget et de fixer par le fait même la contribution des copropriétaires aux charges communes.

Pour le syndicat, réaliser le budget prévisionnel de la copropriété, c’est procéder à une estimation sérieuse et réaliste des besoins financiers nécessaires à la réalisation de sa mission.

En ce qui a trait à la détermination des sommes qu’il faut verser au fonds de prévoyance, le conseil d’administration doit se livrer à cette opération clé avec sérieux et compétence pour ne pas hypothéquer le futur de la copropriété (voir étude sur le fonds de prévoyance).

Conseil d'administration (fiche pratique) Étude du fonds de prévoyance : généralités (fiche pratique) Charges communes : répartition et perception (fiche pratique) Hausse des frais de condo : que faire ? (chronique)