L’article 1070 du Code civil du Québec prescrit que le syndicat doit tenir à la disposition des copropriétaires un registre. Conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre, qui constitue ni plus ni moins la mémoire de la copropriété.

Ce registre contient, entre autres :

• Les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d’administration;
• Les états financiers de la copropriété; et
• Les noms et adresses de chaque copropriétaire et locataire.

Il représente une valeur inestimable pour la copropriété. Il n’est pas que le témoin de la saine gestion d’un immeuble, il en est également un outil.

Un registre bien tenu est souvent un bon présage pour les acheteurs.

Comme le registre regroupe l’identité des véritables copropriétaires, il est le support de référence pour déterminer les modalités d’exercice du droit de vote et de la représentation en assemblée des copropriétaires. Si, dans une copropriété, une personne exerce un droit de vote qu’elle n’a pas, cela conduira à une erreur dans le calcul des voix, et irrémédiablement à une éventuelle contestation judiciaire des décisions ainsi prises.

C'est pourquoi sa mise à jour est extrêmement importante.

Les registres de la copropriété doivent être tenus à la disposition des copropriétaires. Toutefois, cela ne veut pas dire qu'ils doivent être impérativement accessibles en tout temps et en tout lieu. La loi n’impose pas une telle obligation au syndicat.

Le syndicat a tout à fait le droit d’adopter en réunion du conseil d’administration un règlement qui limite la consultation des registres à certaines heures, ou qui impose même de prendre rendez-vous avec un des administrateurs. De même, c’est au syndicat que revient la décision de rendre cet accès payant ou gratuit pour les copropriétaires.

Toutes ces modalités sont propres à chaque copropriété, et se retrouvent détaillées dans le règlement de l’immeuble.

Déclaration de copropriété (fiche pratique) Guide d'achat du condo (fiche pratique) Examen des registres d'un copropriété (question/réponse) Registres de la copropriété : pas d'accès libre (question/réponse)