Il incombe au conseil d’administration de procéder à l’administration de la copropriété tant sur les plans administratif, financier et technique.

Pour mener à bien sa mission, le Code civil du Québec permet que l’administration courante du syndicat puisse être confiée à un gestionnaire, choisi ou non parmi les copropriétaires.

Un bon gestionnaire ne se choisit pas au hasard. Pourtant les copropriétaires disposent peu de références pour en choisir un et il est difficile de trouver le "bon" gestionnaire, soit celui qui sera honnête, compétent, disponible, énergique, toujours prêt à défendre les intérêts de la copropriété.

Lorsque le syndicat a recours à un gestionnaire bénévole ou résidant, il a le plus grand intérêt à prendre une assurance contre les risques d'une gestion défectueuse.

S’il transige avec un gestionnaire externe, il est de son intérêt d’obtenir une copie du contrat d’assurance ou, à tout le moins, une attestation d’assurance.

L’article 1070 du Code civil du Québec prescrit que le syndicat doit tenir à la disposition des copropriétaires un registre. Conservation et accès sont les maîtres mots de ce registre, qui constitue ni plus ni moins la mémoire de la copropriété.

Le certificat d’immeuble et le carnet d’entretien sont des outils essentiels pour une copropriété désireuse d’assurer une gestion adéquate. Ils permettent d’assurer la pérennité de l’immeuble par l’implantation de programmes d’entretien efficaces. Il peut être très intéressant pour l’acheteur d’une unité de consulter ces documents, car ils lui donneront une bonne idée de l’état de l’entretien de la copropriété envisagée.

Le syndicat a pour mission la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes.

Dans les copropriétés d’une certaine envergure, il n’est pas rare que le syndicat de copropriété engage un concierge qui, souvent, résidera dans une des unités d’habitation, spécialement mise à sa disposition, gratuitement ou moyennant un loyer.

Vis-à-vis de ses employés, le syndicat a diverses obligations qui se retrouvent dans le Code civil du Québec et dans différentes lois sociales et fiscales.

Les charges communes sont réparties par rapport à la valeur relative de la fraction d’un copropriétaire. Il s’agit du seul mode de répartition possible car la disposition légale qui le prescrit est d’ordre impératif; qu'importe toute nuance qu'énoncerait une déclaration de copropriété.