La déclaration de copropriété est la convention qui régit les rapports entre les copropriétaires et les administrateurs, en regard de l’immeuble. Il s’agit d’un document juridique capital pour la vie de la copropriété. D’ailleurs c’est par sa publication que le syndicat prend naissance.

Elle comprend l’ensemble des règles assurant l’efficacité de l’organisation de la copropriété et stipule les conditions d’utilisation et de jouissance des parties privatives et communes.

Outil essentiel pour les copropriétaires, la déclaration s’avère aussi incontournable pour les potentiels acheteurs d’unité, qui peuvent, grâce à elle, s’assurer de la compatibilité des règles de la copropriété avec leurs valeurs propres.

Tous les experts insistent sur la nécessité, pour un acquéreur, de bien lire la déclaration de copropriété avant de s’engager définitivement, car il sera lié par ces dispositions qui doivent correspondre à son projet personnel.

La déclaration de copropriété se divise en trois parties distinctes : l’acte constitutif, le règlement de l’immeuble, et l’état descriptif des fractions.

Sa modification répond à des exigences et des modalités particulières qu’il convient impérativement de consulter avant d’engager toute initiative.

La déclaration de copropriété doit être respectée par toutes les personnes occupant l'immeuble (copropriétaires, locataires et occupants). À cet égard d’ailleurs, le Code civil du Québec prévoit que le règlement de l’immeuble est opposable à un locataire dès que le copropriétaire ou le syndicat lui en remet un exemplaire.

Le non respect de la déclaration de copropriété par un copropriétaire l’expose à des recours et poursuites de la part du syndicat ou d’un autre copropriétaire.

1^ère partie de la déclaration de copropriété : l'Acte constitutif

Il contient les éléments les plus importants pour comprendre ce qu’est une copropriété en général, et ce qu’est la votre en particulier :

• Il précise la destination de l’immeuble;
• Il détaille la composition des parties privatives et communes;
• Il détermine la valeur relative de chaque fraction, aussi appelée quote-part;
• Il précise les pouvoirs et devoirs respectifs du conseil d’administration et de l’assemblée des copropriétaires;
• Il définit des notions additionnelles comme celle de « perte importante », utile pour déterminer les modalités de gestion des sinistres.

2^ème partie de la déclaration de copropriété : le Règlement d'immeuble

Plus concret que l'acte constitutif, le règlement concerne la vie quotidienne de la copropriété et édicte des règles d’ordre très pratique. Les copropriétaires auront souvent à s’y référer. Il détermine :

• Les règles concernant le fonctionnement et l’administration de la copropriété

Ces règles concernent principalement toutes les modalités entourant et régissant les deux organes du syndicat (assemblée des copropriétaires et conseil d'administration) : composition, pouvoirs, obligations, modalités de tenue des réunions et autres règles.

• Les règles relatives à la jouissance, l’usage et l’entretien des parties communes et des parties privatives

Les règles de jouissance renvoient à la notion de la destination de l’immeuble, déjà abordée dans l’acte constitutif, et abordent les contours des droits individuels de chaque copropriétaire dans la jouissance des parties communes de l’immeuble : limitations à l’utilisation des lieux, des infrastructures et des objets qui se trouvent sous la responsabilité du syndicat.

Les règles d’usage des parties communes précisent la liberté d’usage et d’organisation des infrastructures des parties communes.

Enfin les règles d’entretien fixent les modalités et les normes relatives à l’entretien et à la conservation des lieux et des infrastructures placés sous la responsabilité du syndicat.

• La procédure de cotisation et de perception des charges communes et de la contribution au fonds de prévoyance

Mieux vaut prévoir avec soin ces règles pour que le paiement des charges communes par les copropriétaires se passe dans les meilleures conditions. Ces règles doivent se concentrer sur des éléments comme le mode et les délais de préparation du budget, le mode de paiement, la gestion des arrérages, etc.

3^ème partie de la déclaration de copropriété : l'État descriptif des fractions

Cette dernière partie est purement descriptive. Elle fait à la fois état des désignations cadastrales de chaque partie privative et des parties communes de la copropriété (statut et numéro d’identification du lot, etc.) et des droits réels, en vertu de l’article 1055 du C.c.Q..

• La désignation cadastrale des parties privatives et communes

Les parties privatives et les parties communes de l’immeuble doivent impérativement faire l’objet d’une désignation cadastrale dans la déclaration de copropriété afin que celle-ci soit valablement publiée : il s’agit d’une condition impérative pour la publication de la déclaration et donc, pour l’existence légale de la copropriété.

• La description des droits réels attachés à l’immeuble

Il s’agit ici aussi d’une description assez technique des droits réels grevant l’immeuble ou existant en sa faveur, à l’exception des hypothèques et des sûretés additionnelles qui s’y greffent, toujours en vertu de l’article 1055 C.c.Q.

Les droits réels destinés à apparaître dans cette section concernent par exemple un usufruit, une servitude de passage, etc.

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